Ressourcenmanagement in Projekten: Engpass oder Erfolgsfaktor?
Wer seine Projektkapazitäten nicht kennt, plant ins Blaue.
Ressourcenmanagement ist eine der zentralen Stellschrauben für erfolgreiche Projekte – und gleichzeitig eine der schwierigsten Disziplinen. Denn es geht nicht nur darum, wer wie viel Zeit hat, sondern wer wann, mit welchen Skills, für welche Aufgaben verfügbar ist.
Im Podcast besprechen Armin Süsser und Christian Dürk ihre Praxiserfahrungen im Kontext Ressourcenmanagement
Vier wichtigste Erfolgsfaktoren, die in der Praxis den Unterschied machen
1. Realistische Planung: Teilverfügbarkeit, Meetings, Fehlzeiten – und viele Annahmen
Ein realistisches Bild der tatsächlichen Projektkapazität zu bekommen, ist die erste große Herausforderung. Denn:
- Mitarbeiter sind oft nicht zu 100 % verfügbar
- Teilzeit, Meetings, administrative Aufgaben und Abwesenheiten verfälschen das Bild
- 40 % Verfügbarkeit heißt nicht automatisch „zwei Tage die Woche“ – sondern erzeugt oft Spitzen und Leerlaufzeiten.
Gute Ressourcenplanung beginnt daher mit ehrlichen Annahmen, verlässlichen Daten und einem differenzierten Blick auf die tatsächliche Arbeitsrealität.
Die Herausforderung endet jedoch nicht bei der reinen Kapazitätsplanung. Die eigentliche Kunst besteht darin, Personen mit den richtigen Skills zur richtigen Zeit auf die richtigen Aufgaben zu setzen - idealerweise unterstützt durch eine strategische Personalplanung, die Kompetenzen sichtbar macht und gezielt aufbaut.
Wer seine Kapazitäten überschätzt, bremst Projekte unnötig aus. Wenn intern Engpässe bestehen, kann temporäre Expertise von außen die nötige Entlastung bringen . Mit unseren Projektexperten auf Zeit helfen wir Ihnen, kritische Rollen schnell und gezielt zu besetzen.
2. Akzeptanz im Team: Ressourcenplanung braucht Beteiligung
Eine Planung bleibt Theorie, wenn das Team nicht mitzieht. Für echte Wirksamkeit braucht es:
- Transparenz darüber, warum Ressourcenmanagement wichtig ist
- Einbindung der Projektmitglieder in die Planung
- Gemeinsames Verständnis von Rollen, Aufgaben und Prioritäten
Offene Kommunikation und klare Verantwortlichkeiten stärken die Akzeptanz – und verhindern, dass Planung als Kontrolle oder Einschränkung empfunden wird.
3. Kontinuierliche Aktualisierung: Prioritäten ändern sich
Projekte entwickeln sich dynamisch – und genauso dynamisch muss Ressourcenmanagement darauf reagieren.
Das heißt konkret: Regelmäßige Aktualisierung von Verfügbarkeiten und Aufgaben auf Ressourcen,- auf Projekt- und auf Portfolioebene.
Ressourcenplanung ist kein einmaliger Akt, sondern ein lebendiger Prozess – mit direkten Auswirkungen auf Projektverlauf und Qualität.
4. Kommunikation & Abstimmung: Engpässe früh erkennen
Effektives Ressourcenmanagement lebt vom Dialog. Wer frühzeitig ins Gespräch geht, verhindert Konflikte und schafft Klarheit:
- Frühwarnsignale erkennen und aktiv ansprechen
- Zielgerichtete Kommunikation mit Projektleitung, PMO und Fachabteilungen
- Transparenz über Konflikte und Abhängigkeiten im Projektportfolio.
Wenn Ressourcen knapp sind – ist das Portfolio oft zu voll
Oft zeigt sich in Ressourcenengpässen: Das eigentliche Problem liegt nicht in der Kapazität, sondern in der Priorisierung. Armin Süsser teilt aus seiner Projekterfahrung: "Viele Unternehmen haben mehr Projekte gestartet, als die Organisation eigentlich tragen kann.“
Die Knappheit von Ressourcen kann also auch ein Indikator für fehlendes oder unvollständiges Portfoliomanagement sein. Es ist wichtig regelmäßig zu prüfen, ob die knappen Ressourcen auch „das Richtige“ tun. Das, was den meisten Mehrwert für das Unternehmen bringt.
Ein regelmäßiger Portfoliocheck hilft, genau das sicherzustellen – und den Fokus aufs Wesentliche zu lenken. Erfahren Sie hier, wie wir Sie im Projektportfoliomanagement unterstützen.
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