In dieser Folge des Corivus Podcasts Projektmanagement im Glas spricht Host Christian Dürk mit seiner Kollegin Stefanie Schandl über eine zentrale Frage moderner Projektarbeit: Wie gelingt es, Menschen in Projekten wirklich einzubeziehen? Entscheidungen werden über ihre Köpfe der Projektbeteiligten hinweg getroffen werden – mit allen bekannten Folgen wie Widerstand, Frustration oder Verzögerungen. Hier setzen die beiden an, denn Beteiligung ist kein Selbstläufer, obwohl sie entscheidend für den Projekterfolg ist.
Warum echte Beteiligung so schwerfällt
Im Gespräch wird deutlich, warum Beteiligung in der Praxis oft zu kurz kommt. Stefanie beschreibt, dass Beteiligung Zeit, Mut und auch die Bereitschaft kostet, Kontrolle abzugeben. Viele Projekte stehen unter starkem Zeitdruck und es besteht die Sorge, dass zu viele Meinungen Entscheidungen verlangsamen oder verwässern.
Gleichzeitig zeigt sich ein bekanntes Paradoxon: Wird am Anfang nicht in Beteiligung investiert, zahlt man später mit Widerständen, Nachjustierungen und Frustration bei den Anwenderinnen und Anwendern einen deutlich höheren Preis. Echte Beteiligung kann – richtig umgesetzt – sogar beschleunigend wirken, auch wenn sie zu Beginn mehr Zeit beansprucht.
Drei Schritte zu echter Beteiligung
Aus ihrer Projekterfahrung leitet Stefanie drei zentrale Maßnahmen ab, um Betroffene zu Beteiligten zu machen: informieren, partizipieren lassen und Verantwortung übergeben.
Informieren: Transparenz zu Purpose schaffen
Der erste Schritt klingt einfach, wird aber im Projektalltag häufig vernachlässigt. Informieren bedeutet mehr als zu kommunizieren. Entscheidend ist, was kommuniziert wird. Stefanie betont die Bedeutung des „Warum“. Der Purpose eines Projekts, also der Grund und das Ziel der Veränderung, muss klar und verständlich vermittelt werden.
Dabei reicht es nicht aus, dies einmal zu tun. Der Zweck des Projekts muss in unterschiedlichen Formaten, Runden und Zielgruppen immer wieder erklärt werden. Wichtig ist auch, den Nutzen auf die jeweilige Rolle herunterzubrechen und nicht mit einem einheitlichen Sprechzettel alle gleichermaßen anzusprechen.
Stefanie ergänzt aus eigener Projekterfahrung, dass Transparenz auch bedeutet, ehrlich über negative Veränderungen zu sprechen. Veränderungen sind nicht immer nur positiv. Wenn jedoch offen erklärt wird, was sich verschlechtert und warum diese Entscheidung dennoch getroffen wurde, fühlen sich die Mitarbeitenden besser abgeholt. Unehrliche oder beschönigende Botschaften führen dagegen schnell zu Vertrauensverlust, gerade weil der informelle Austausch, der sogenannte Flurfunk, ohnehin gut funktioniert.
Partizipieren: Mitwirken statt nur zuhören
Der zweite Schritt ist die aktive Beteiligung. In Softwareprojekten zeigt sich dies häufig durch Pilotgruppen oder Tests mit ausgewählten Anwenderinnen und Anwendern. Diese Gruppen werden frühzeitig eingebunden, lernen neue Funktionen kennen, identifizieren Stolpersteine und geben Feedback.
Entscheidend ist dabei, dass dieses Feedback ernst genommen wird und sichtbar in das Projekt einfließt. Nichts ist demotivierender, als Beteiligung vorzutäuschen, ohne Konsequenzen daraus zu ziehen. Christian empfiehlt, die Zusammensetzung solcher Gruppen bewusst zu wählen – mit einer Mischung aus Meinungsführern, aufgeschlossenen Personen und auch kritischen Stimmen. Es ist sinnvoll, zentrale Rollen wie Key User oder Multiplikatoren sehr früh in den Projektverlauf einzubinden, nicht nur fachlich, sondern auch kommunikativ.
Verantwortung übergeben: Führungskräfte und Stakeholder einbinden
Der dritte Schritt ist das Übertragen von Verantwortung. Für Stefanie stehen hier vor allem die Führungskräfte im Fokus. Sie spielen eine entscheidende Rolle für Akzeptanz und Umsetzung, da Botschaften aus der eigenen Führung eine ganz andere Wirkung entfalten als eine zentrale Projektkommunikation.
Ein gemeinsames Verständnis für Nutzen, Ziele und Veränderungen ist dabei unerlässlich. Statt Veränderungen „überzustülpen“, geht es laut Stefanie darum, sie gemeinsam zu tragen und im eigenen Verantwortungsbereich glaubwürdig zu vertreten.
Christian schildert ein positives Beispiel aus der Praxis: Führungskräfte, die selbst Schulungen eröffnen, aktiv an Diskussionen teilnehmen und Projektmanagement-Instrumente vorleben. Diese Authentizität lässt sich nicht spielen – sie entsteht aus echter Überzeugung und wird von den Mitarbeitenden unmittelbar wahrgenommen.
Fazit: Vom „Die da oben“ zum „Wir gestalten mit“
Zum Abschluss fassen Christian und Stefanie den Dreiklang noch einmal zusammen: informieren, partizipieren, Verantwortung übergeben. Wird dieser konsequent umgesetzt, verändert sich auch die Haltung im Projekt. Aus einem „Die da oben entscheiden“ kann ein „Wir gestalten unser Arbeitsumfeld gemeinsam“ werden.
Gelingt dieser Perspektivwechsel, ist das ein wesentlicher Beitrag zum Projekterfolg – und eine solide Grundlage, um Veränderungen nicht nur umzusetzen, sondern auch nachhaltig zu verankern.
Kapitel
| Zeitstempel | Thema |
|---|---|
| 00:00 | Einführung in das Projektmanagement |
| 01:00 | Beteiligung vs. Betroffenheit |
| 04:13 | Maßnahmen zur Beteiligung |
| 09:05 | Transparente Kommunikation |
| 11:56 | Partizipation und Verantwortung |
| 14:51 | Fazit und Ausblick |
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