Noch immer reden IT und Fachbereich in vielen Projekten aneinander vorbei.
Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor? Ein Fachbereich hat sich per E-Mail an die IT-Abteilung gewandt, weil er im Rahmen eines größeren Projekts eine Software entwickeln lassen möchte. Der IT-Leiter sagt zu und bittet darum, die Anforderungen zu präzisieren. Daraufhin entwirft der Fachbereich PowerPoint-Folien, die alle schön designt, aber leider nicht ganz eindeutig sind. Die IT-Leute machen sich dennoch an die Arbeit. Nach einem halben Jahr ist das erste Inkrement der Software fertiggestellt, und der Projektleiter erkennt: Was die Kollegen von der IT da entwickelt haben, passt nicht wirklich ins Gesamtkonzept.
Eigentlich sollten solche Szenarien nicht mehr vorkommen, zumindest nicht bei Unternehmen, die sich Agilität auf ihre Fahnen geschrieben haben. Das Konzept des agilen Projektmanagements sieht einen Product-Owner vor, der aus dem Fachbereich kommt und genau diese Aufgabe hat: IT und Business zusammenführen.
In der Realität versagt agiles Handeln jedoch oft genau an dieser entscheidenden Schnittstelle.
Anstatt sich in einem Projekt regelmäßig auszutauschen, sind Alleingänge auf beiden Seiten noch immer an der Tagesordnung. Mal übergeht der Fachbereich die IT, mal die IT den Fachbereich.
Im ersten Fall kauft zum Beispiel ein Fachbereich eigenmächtig eine Standardlösung oder lässt bei einem Dienstleister eine Software entwickeln. Das geht gut, bis eines Tages Probleme auftauchen und die IT-Abteilung sich mit einem System konfrontiert sieht, das sie weder kennt noch supportet.
Im anderen Fall nimmt die IT ein Update vor oder erweitert eine Software, ohne die betroffenen Fachbereiche ausreichend einzubinden. Die Mitarbeiter werden von Änderungen überrascht, die womöglich im falschen Augenblick die operativen Abläufe beeinträchtigen.
Das alles sind keine Erzählungen aus voragilen Zeiten, sondern entsprechen der Realität im aktuellen Projektgeschehen. Noch immer zählt die Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilung zu den besonders kritischen Aspekten im Projektmanagement.
Im Gespräch bleiben und einander verstehen.
Um die Zusammenarbeit von Fachbereich und IT in den Griff zu bekommen, braucht es klare Regeln sowie einen sorgfältig konzipierten und konsequent umgesetzten Kommunikationsprozess. Auf diese Weise lassen sich entscheidende Verbesserungen erreichen:
- Man bleibt im Gespräch und trifft sich nicht erst, wenn es gar nicht mehr anders geht.
- Beide Seiten lernen einander verstehen und können die Entwicklung der Software schritt-weise im gegenseitigen Verständnis umsetzen.
Das setzt voraus, dass der Fachbereich seine Erwartungen klar und verständlich formuliert. Und im Gegenzug legen die IT-Mitarbeiter nachvollziehbar dar, wie sie die Anforderungen umsetzen möchten.
Bewährt hat es sich auch, sich vorsichtig an mögliche Lösungen heranzutasten: Anstatt gleich mitten ins Projekt zu starten, entwickeln die IT-Mitarbeiter zunächst kleine Prototypen, die allen Beteiligten vor Augen führen, wie das System funktionieren könnte.
