In der aktuellen Episode nehmen wir die Frage “Braucht es Reporting in Projekten – und wenn ja, wie viel?” genau ins Brennglas.
Ja, Projektreporting ist notwendig
An der grundsätzlichen Notwendigkeit von Reporting im Projektmanagement besteht kein Zweifel. Im Corivus Projektrating wird ein Idealzustand für Projektreporting beschrieben, der als Orientierung dient. In der Praxis gilt es dann, im jeweiligen Projekt realistisch abzuwägen, wie nah man diesem Ideal kommen kann. Es gilt einen realistischen Umfang des Projektreportings abzuwägen.
Reporting in Projekten dient zur Fortschrittsmessung und internen Steuerung. Die Projektleitung und –Mitarbeiter müssen jederzeit wissen, wo das Projekt steht und wie es vorangeht. Gleichzeitig haben auch Außenstehende Anspruch darauf, informiert zu werden: Stakeholder wie Projektsponsoren und Gremien, die über Fortschritt und Risiken informiert werden wollen.
Projektreporting ist zudem ein wichtiges Element zur Vertrauensbildung, denn nach außen ist es die Visitenkarte des Projekts.
Auszug aus dem Corivus Projektrating: Reportingmethoden
- Unter Projektreporting versteht man ein formalisiertes Festhalten des Projektfortschritts und der Projekt(zwischen)-Ergebnisse sowie deren Kommunikation an definierte Stakeholder. Die Reportingmethode definiert dabei, welche Daten zu Grunde gelegt sind, wie das Reporting durchgeführt und aufbereitet wird und wie häufig und für welche Zielgruppe(n) es bereitgestellt wird.
- Reportingprozesse beschreiben eindeutig, welche Inhalte für wen und wie verfügbar gemacht werden. Rhythmik und fixe Zeitplänen sind für die komplette Dauer des Projektzeitraumes definiert. Der Projektstatusbericht ist in der inhaltlichen Tiefe und seinem Format zielgruppengerecht dargestellt. Ein umfassender Berichtsverteiler ist festgelegt.
- Der Reportingprozess ist allen Beteiligten kommuniziert. Methoden und Tools sind ausführenden Personen geläufig und verfügbar. Involvierte Personen über alle Hierarchien sind stets gut informiert.
- Die festgelegten Reporting-Standards werden vollumfänglich und stets angewendet.
- Der Prozess und die Methodik sichern die Qualität des Reportings (Aktualität und Richtigkeit der Daten) über die gesamte Projektdauer. Es erfolgt eine regelmäßige Prüfung des Prozesses.
Wieviel Reporting braucht ein Projekt wirklich?
Oft wird im Projektmanagement ein zeitpunktbezogenes Reporting eingesetzt. Effektiver ist jedoch ein kontinuierliches Reporting, bei dem relevante Metriken und KPIs regelmäßig und ohne großen Aufwand verfügbar sind.
So ist das Team jederzeit aussagefähig und kann fundierte Entscheidungen treffen. Tools wie beispielsweise Jira unterstützen dabei, Reporting-Kennzahlen einfach zu erfassen und übersichtlich darzustellen.
Pragmatismus im Projektreporting
Pragmatismus ist entscheidend für ein effizientes Reporting im Projektmanagement und spielt in jedem Fall eine große Rolle bei der Gestaltung. Je nach Projektphase, -fortschritt und den aktuellen Schwerpunkten des Projekts sollten bestimmte Fokus-Themen detaillierter betrachtet, während andere eher summarisch behandelt werden. Dabei ist es nicht immer notwendig, eine extreme Genauigkeit zu erreichen, sondern es reicht oft aus, einen ausreichenden Grad an Information zu liefern. Oft führt eine zu detaillierte Messung zu einem unverhältnismäßig hohen Aufwand. Stattdessen sind Flexibilität und das Festlegen von Meilensteinen empfehlenswerte Strategien, um den Reporting-Prozess schlank und zielführend zu gestalten.
Fazit: Nachhaltiges Reporting für erfolgreiche Projekte
Insgesamt ist regelmäßiges Reporting in Projekten unerlässlich, um den Projektfortschritt zu überwachen, das Projekt zu steuern und die Stakeholder transparent zu informieren. Es ist wichtig, eine ausgewogene Balance zwischen Aufwand und Nutzen zu finden und pragmatische Ansätze zu verfolgen, um den Reporting-Prozess effektiv zu gestalten.
Erfahren Sie hier, wie wir Sie bei der Auswahl, optimalen Anwendung und nachhaltigen Verankerung der passenden Projektmanagement-Methoden effektiv unterstützen.
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