#56 IT-Dienstleister und Ausschreibungen – Ein unterschätzter Erfolgsfaktor

Warum IT-Ausschreibungen mehr sind als nur Bürokratie

Ausschreibungen sind weit mehr als ein notwendiges Formularwesen - sie bilden den entscheidenden ersten Schritt zum Projekterfolg. Richtig aufgesetzt schaffen sie Transparenz, Struktur und eine faire Vergleichbarkeit von IT-Dienstleistern.

 Stefanie und Christian beleuchten, warum es so wichtig ist, von Anfang an alle relevanten Stakeholder einzubinden, Anforderungen präzise zu definieren und den Markt gründlich zu analysieren. Denn: Durchdachte Ausschreibungen sind gewissermassen das “Projekt vor dem Projekt” – ein Prozess, der sorgfältige Planung und Organisation erfordert, um später Zeit und Kosten zu sparen. Ausschreibungen legen die Grundlagen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister.

Ausschreibung ist nicht gleich Ausschreibung

Nicht jede Ausschreibung folgt dem gleichen Muster.. Stefanie Schandl erklärt die Unterschiede zwischen EU-weiten Vergaben, nationalen Verfahren und Direktvergaben – und wann welche Methode sinnvoll ist und welche rechtlichen Vorgaben beachtet werden müssen. 

Ein zentrales Thema ist die Balance zwischen Fachlichkeit und Preis: Welche Bewertungsmaßstäbe sind sinnvoll und wirklich aussagekräftig? Wie gelingt der Spagat zwischen hoher Qualität und begrenztem Budget? Deutlich wird, wie stark rechtliche Rahmenbedingungen, Bewertungsmethoden und Vertragsmodelle den Projekterfolg maßgeblich beeinflussen können.

Aus ihrer langjährigen Erfahrung berichtet Stefanie außerdem: Gemeinsame Workshops, in denen alle Beteiligten zusammenkommen, das zukünftige Produkt gemeinsam skizzieren und Entscheidungen im Team treffen, führen nicht nur zu besseren Ergebnissen – sie stärken auch die Motivation und das Commitment aller Beteiligten.

Verträge, die Projekte absichern

Ein weiterer Schwerpunkt der Diskussion liegt auf der vertraglichen Gestaltung der Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern im Projekt. Christian und Stefanie erläutern die Unterschiede zwischen Werkverträgen und Dienstleistungsverträgen und wann welche Vertragsart sinnvoll ist. 

Stefanie betont dabei die Bedeutung klarer vertraglicher Leitplanken: präzise formulierte Anforderungen, Ptransparente Fristen und klare Regelungen zu Haftung oder Pönalen. Sie weist darauf hin, dass sich gut investierte Zeit in der Verhandlungsphase später im Projektverlauf vielfach auszahlt: Missverständnisse und Konflikte lassen sich so von Beginn an minimieren, was den Projekterfolg langfristig absichert.

Nicht nur Mehraufwand, sondern Mehrwert

Stefanie berichtet von Projekten, in denen durch klare Anforderungen und strukturiertes Vorgehen erhebliche Mehrwerte für Kunden erzielt wurden. Gleichzeitig verschweigt sie auch nicht die Schattenseiten: mangelnde Vorbereitung oder unklare Regelungen führen schnell zu Verzögerungen und Konflikten. Diese ehrlichen und authentischen Einblicke machen deutlich, dass Ausschreibungen eine strategische Aufgabe sind, die mit der nötigen Ernsthaftigkeit und Planung angegangen werden müssen.

Gut vorbereitete Ausschreibungen helfen nicht nur, die passenden Partner zu finden, sondern senken auch langfristig das Projektrisiko und steigern die Qualität der Ergebnisse. Christian und Stefanie verdeutlichen, wie Unternehmen Ausschreibungen als mächtiges Werkzeug für den Projekterfolg nutzen können – wenn sie mit der nötigen Sorgfalt durchgeführt werden.

Diese Folge ist ein Muss für alle, die IT-Projekte verantworten oder in die Dienstleisterauswahl eingebunden sind. Mit ihrem Mix aus Fachwissen, praktischen Tipps und ehrlichen Einblicken bietet sie wertvolle Hilfestellungen für alle, die ihre Ausschreibungsprozesse optimieren möchten.

Da auch die beste Ausschreibung und Dienstleiterauswahl am Ende Ihren Nutzen nur entfaltet, wenn die spätere Kooperation funktioniert, empfehlen wir Ihnen die Podcast-Folge „Zusammenarbeit mit Software-Lieferanten im IT-Projektmanagement“. Darin beleuchten Christian Dürk und Thomas Lechte, welche Besonderheiten in der Praxis zu beachten sind und wie Unternehmen nachhaltige Partnerschaften mit ihren Anbietern aufbauen können. 

Ein kritischer Aspekt, der eng mit Ausschreibungen und Vertragsgestaltung verknüpft ist, ist der Umgang mit Festpreisprojekten. In unserer Podcast-Folge „Festpreisprojekte erfolgreich managen“ besprechen Christian Dürk und Thomas Lechte wie klare Leistungsdefinitionen, Risikoverteilung und Vertragsmechanismen einen Festpreisvertrag tragfähig und für beide Parteien fair gestalten.

Takeaways

• Kommunikation ist der Schlüssel: Regelmäßige Abstimmungen und eine klare Steuerung des Prozesses sind unerlässlich.
• Präzise Anforderungsdefinition: Gute Vorbereitung mit Einbindung aller relevanten Stakeholder ist essenziell.
• Marktanalyse: Vorab den Markt erkunden, um Aufwand und Nutzen einer Ausschreibung abwägen zu können.
• Vertragliche Leitplanken: Sorgfältige Definition von Anforderungen, Leistungsbeschreibungen und Vertragsbedingungen hilft, spätere Konflikte zu vermeiden.
• Passende Vertragsart wählen: Werkvertrag oder Dienstleistungsvertrag – die Wahl sollte zur Projektstrategie passen.
• Bewertungskriterien festlegen: Klare Gewichtung von Fachlichkeit und Preis sichert Transparenz und Qualität.
• Zeit als Erfolgsfaktor: Zwei bis drei Monate für die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen einplanen und Anbieter ausreichend Zeit für Angebote geben.
• Teststellungen nutzen: Praxisorientierte Tests decken Schwächen auf und erhöhen die Qualität der Dienstleisterauswahl.

Kapitel 

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