#66 Die Performance Revolution – Fachkräftemangel als Weckruf für operative Exzellenz

In dieser Folge von Projektmanagement im Glas spricht Gastgeber Christian Dürk mit Jana Zilles und Daniel Unrau von Alinea & Company über ein Thema, das viele Unternehmen aktuell beschäftigt: den wachsenden Fachkräftemangel im sogenannten White-Collar-Bereich – also unter Wissens- und Büroarbeitskräften. Im Zentrum steht dabei eine klare Botschaft: Es braucht nicht nur mehr Menschen, sondern bessere Strukturen, Prozesse und Führung. Basierend auf der aktuellen Alinea-Studie „Die Performance Revolution“ zeigen die beiden Berater praxisnahe Lösungen auf, mit denen Unternehmen ihre operative Leistungsfähigkeit von innen heraus stärken können.

Ausgangspunkt: Fachkräftemangel trotz wirtschaftlicher Stagnation

Obwohl sich das wirtschaftliche Wachstum in vielen Branchen verlangsamt, bleibt der Fachkräftemangel ein drängendes Thema. Jana und Daniel berichten, wie sie im Rahmen ihrer Studie mit 60 Entscheiderinnen und Entscheidern aus unterschiedlichen Bereichen und Branchen über die Auswirkungen des Mangels gesprochen haben – und warum klassische Maßnahmen wie Employer Branding und Recruiting 4.0 heute nicht mehr ausreichen. Die Erkenntnis: Die externen Einflussfaktoren lassen sich nur begrenzt steuern. Umso wichtiger ist der Blick nach innen – auf die Struktur und Leistungsfähigkeit der eigenen Organisation und ihre Erfolgsfaktoren.

1. Produktivitätssteigerung durch Digitalisierung und Prozessoptimierung

Der erste von drei zentralen Erfolgsfaktoren ist die gezielte Digitalisierung von Prozessen. Statt punktuell einzelne Arbeitsschritte zu automatisieren, empfiehlt Jana einen ganzheitlichen Ansatz: Eine systematische Analyse aller Prozesse entlang der Wertschöpfungskette deckt Potenziale und Engpässe auf. In einem Praxisbeispiel berichtet Daniel von einem Handelsunternehmen, das durch den Einsatz digitaler Enabler die Produktivität in einem Bereich um 25 Prozent steigern konnte. Voraussetzung war eine klare Priorisierung und eine konsequente Umsetzung – begleitet durch befähigende Führung.

2. Wissensmanagement als Sicherheitsnetz und Effizienztreiber

Der zweite Erfolgsfaktor ist professionelles Wissensmanagement. Gerade in Zeiten häufiger Jobwechsel, Renteneintritte und international verteilter Teams droht wertvolles Know-how verloren zu gehen. Daniel erklärt, wie Playbooks als zentrale Wissensquellen dienen können: Sie dokumentieren Prozesse, Hintergrundinformationen und Best Practices und helfen neuen oder wechselnden Mitarbeitenden, schnell produktiv zu werden. Moderne Tools wie „Company GPT“ unterstützen dabei, Informationen aktuell, verfügbar und kontextbezogen bereitzustellen – und beschleunigen so die Einarbeitung und Entscheidungsfindung im Team.

3. Führung als unterschätzter Hebel

Ein dritter, oft vernachlässigter Hebel ist moderne Führung. Daniel und Jana schildern eindrucksvoll, wie schlechte Führung nicht nur ineffizient ist, sondern aktiv zur Kündigung von Mitarbeitenden beiträgt. Statt Experten automatisch in Führungsrollen zu befördern, plädieren Jana und Daniel für eine gezielte Entwicklung von Führungspersönlichkeiten. Dabei geht es nicht um Hierarchie, sondern um Befähigung: Führungskräfte sollten Teams steuern, nicht dominieren – und klare Visionen, dezentrale Entscheidungen und konstruktives Feedback fördern. Unterstützt werden kann das durch 360-Grad-Feedbacks, Lernpfade und Coaching.

Drei Phasen zur internen Performance-Revolution

Aus den Studienergebnissen hat Alinea ein strukturiertes Vorgehen entwickelt, mit dem Unternehmen ihre Leistungsfähigkeit systematisch verbessern können. In der ersten Phase werden Produktivitätshemmnisse identifiziert – durch Interviews, Prozessanalysen und Daten. In der zweiten Phase erfolgt die gezielte Priorisierung: Nicht alles wird auf einmal verändert, sondern minimalinvasive Maßnahmen mit großer Wirkung werden definiert. Die dritte Phase ist die Umsetzung – begleitet, kontrolliert und entlang messbarer Erfolgsfaktoren. Die beiden berichten von einem Beispiel aus der Industrie, bei dem durch diesen Ansatz der Vertrieb nachhaltig neu aufgestellt und die Umsätze signifikant gesteigert werden konnten.

Vom Recruiting zur Organisation: Den Blick nach innen schärfen

Zum Abschluss fassen Christian, Jana und Daniel zusammen: Der Fachkräftemangel lässt sich nicht allein durch Neueinstellungen lösen. Unternehmen müssen lernen, ihre vorhandenen Ressourcen besser zu nutzen – durch optimierte Prozesse, gezieltes Wissensmanagement und starke, moderne Führung. Die Studie „Die Performance Revolution“ liefert dazu nicht nur Einblicke, sondern auch ein kostenloses Self-Assessment, mit dem Unternehmen ihre eigene Reife einschätzen können.