Ein erfolgreicher Projektstart ist die entscheidende Grundlage für jedes IT-Projekt. In der aktuellen Folge unseres Podcasts „Projektmanagement im Glas" sprechen Christian Dürk und sein Gast Carsten Eickhoff, Partner bei Corivus, über die kritischen Erfolgsfaktoren, die einen erfolgreichen Projektstart ausmachen. Basierend auf mehr als 25 Jahren Projekterfahrung hat Carsten fünf essenzielle Schritte herausgearbeitet, die bei jedem Projektstart den Unterschied machen können und in vielen Fällen über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.
Warum scheitern immer noch so viele IT-Projekte?
Gleich zu Beginn bringt Carsten eine klare Zahl auf den Tisch: Rund 70 % der IT-Projekte verfehlen ihre Ziele, werden zu spät, zu teuer oder mit reduziertem Funktionsumfang abgeschlossen. Nur etwa 30 % erreichen die ursprünglich definierten Vorgaben vollständig.
Die Gründe dafür sind, so zeigen es Studien von Standish Group, Project Group, McKinsey, BCG und KPMG, seit Jahren nahezu unverändert. Ein erfolgreicher Projektstart scheitert häufig an denselben fünf Ursachen, die Christian und Carsten im Gespräch detailliert beleuchten:
- Unklare Ziele und Anforderungen
- Fehlendes oder schwaches Sponsoring
- Zu optimistische oder unrealistische Planung
- Unzureichende Ressourcen und fehlende Skills
- Mangelnde Governance und Steuerung
Diese Problemfelder ziehen sich wie ein roter Faden durch Projekte – unabhängig von Branche, Technologie oder Unternehmensgröße. Wer einen erfolgreichen Projektstart gewährleisten will, muss diese Herausforderungen von Anfang an adressieren.
Schritt 1: Ziele und Scope klar definieren – Fundament für einen erfolgreichen Projektstart
Ein zentrales Learning aus Carstens Erfahrung: Viele Projekte scheitern, weil Ziele nur vage formuliert sind. Unterschiedliche Stakeholder verfolgen unterschiedliche Erwartungen: IT, Fachbereiche und Management haben oft verschiedene Perspektiven auf das Vorhaben.
Für einen erfolgreichen Projektstart empfiehlt Carsten, Ziele SMART zu formulieren: spezifisch, messbar, erreichbar (achievable), realistisch und terminiert. Ebenso wichtig ist ein sauber abgegrenzter Scope und ein nachvollziehbarer Business Case, der während des Projekts regelmäßig aktualisiert wird.
Ein anschauliches Beispiel aus Carstens Praxis: Ein Projektteam hat zu Beginn eine Projektcharta gemeinsam erarbeitet und anschließend physisch unterschrieben. Das führte zu einem starken gemeinsamen Commitment und sorgte über den gesamten Projektverlauf hinweg für Klarheit und Verbindlichkeit – ein Paradebeispiel für einen erfolgreichen Projektstart.
Schritt 2: Starkes Sponsoring – der Schutzschirm für einen erfolgreichen Projektstart
Ein weiterer Erfolgsfaktor ist der aktive und greifbare Sponsor. Christian und Carsten betonen, wie entscheidend klare Rückendeckung vor allem in schwierigen Projektphasen ist. Sponsoren müssen Entscheidungen treffen können, präsent sein und die Bedeutung des Projekts im Unternehmen sichtbar machen.
Carsten berichtet von einem Projekt, bei dem der Sponsor ihn als Projektleiter regelmäßig in Top-Management-Meetings mitnahm, um die Augenhöhe zu sichern und das Projekt organisatorisch zu schützen. Gleichzeitig galt: Nur durch absolute Offenheit zwischen Projektleitung und Sponsor kann dieser seine Rolle effektiv ausfüllen. Ein starkes Sponsoring ist somit unverzichtbar für einen erfolgreichen Projektstart.
Schritt 3: Realistische Planung statt blindem Optimismus
Viele Planungen beginnen top-down und viel zu optimistisch. Ein Starttermin verschiebt sich, Budgets werden noch nachträglich angepasst, aber der ursprünglich kommunizierte Go-Live bleibt unangetastet – eine klassische Fehlerquelle, die das Projekt gefährdet.
Carsten empfiehlt für einen erfolgreichen Projektstart:
- Top-down starten, aber frühzeitig bottom-up verfeinern
- Transparente Puffer von 10–20 % einplanen
- Planung regelmäßig aktualisieren
- Pufferanteile teilweise in die Verantwortung der Projektleitung geben, um Change Requests kontrolliert steuern zu können
Schritt 4: Das richtige Team – Skills und Kapazitäten für einen erfolgreichen Projektstart
Für Carsten ist dies der wichtigste Punkt. Projekte scheitern nicht an Tools oder Methoden, sondern weil Teams nicht die benötigte Zeit oder die erforderlichen Fähigkeiten mitbringen. Ein erfolgreicher Projektstart steht und fällt mit der richtigen Teamzusammensetzung.
Häufige Fallstricke, die einen erfolgreichen Projektstart verhindern:
- Mitarbeiter werden mit nur 10–20 % Kapazität abgestellt
- Rollen sind nicht klar beschrieben
- Fachlich starken Personen fehlt Projekterfahrung
- Notwendige Skills werden nicht frühzeitig entwickelt
Christian ergänzt: Ressourcen unter 20 % Beteiligung sollten konsequent abgelehnt werden, da sie im Projekt schlicht nicht wirksam werden. Ein strukturierter Skillcheck zu Beginn gehört für beide Experten zu den unverzichtbaren Grundlagen eines erfolgreichen Projektstarts.
Schritt 5: Governance, Methodik und sauberes Handwerk
Projektmanagement ist, da sind sich Christian und Carsten einig, kein künstlerischer Kreativprozess, sondern Handwerk. Das Projekt-Handwerk benötigt Regeln, Werkzeuge und geübte Abläufe – gerade für einen erfolgreichen Projektstart.
Wichtige Elemente einer funktionierenden Governance sind:
- Klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten
- Sinnvoll besetzte Steering Committees
- Entscheidungswege und Eskalationsmechanismen
- Regelmäßiges, faktenbasiertes Reporting (z. B. Earned Value Analyse)
- Kontinuierliche Risikoanalyse
- Einheitliche Methodik über alle Projektphasen hinweg
Nur wenn alle dieselben Methoden anwenden und dieselben Regeln kennen, bleibt ein Projekt auf Kurs und der erfolgreiche Projektstart zahlt sich langfristig aus.
Die fünf Schritte für einen erfolgreichen Projektstart
Christian und Carsten fassen die wesentlichen Erfolgsfaktoren zusammen:
- Ziele und Scope klären
- Sponsoring sicherstellen
- Realistisch planen (inkl. Puffer)
- Das richtige Team aufbauen
- Methodisch sauber arbeiten
Wenn diese fünf Schritte beherzigt werden, steigen die Chancen auf einen erfolgreichen Projektstart signifikant.
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Erfolgreicher Projektstart als entscheidende Weichenstellung
Auch wenn viele der Empfehlungen im ersten Moment selbstverständlich klingen – in der Realität werden sie im Projektalltag häufig vernachlässigt. Christian und Carsten zeigen eindrücklich, wie wertvoll es ist, den Projektstart bewusst und strukturiert zu gestalten. Denn gerade im Projektmanagement gilt: Die entscheidenden Fehler passieren selten am Ende, sondern fast immer in den ersten Wochen.
Ein erfolgreicher Projektstart ist keine Garantie für den Projekterfolg, aber er schafft die notwendigen Voraussetzungen. Wer die fünf beschriebenen Schritte konsequent umsetzt, legt das Fundament für ein erfolgreiches Projekt und minimiert die typischen Risiken, die IT-Projekte zum Scheitern bringen. Investieren Sie die Zeit und Energie in einen erfolgreichen Projektstart – es ist die wichtigste Phase Ihres gesamten Projekts.
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Kapitel
| Zeitstempel | Thema |
|---|---|
| 00:00 | Einführung und Vorstellung des Themas |
| 02:38 | Wichtigkeit der Vorbereitung auf Projekte: Checkliste & Tipps |
| 06:30 | Erste Gespräche mit Stakeholdern: So gewinnst du ihre Unterstützung |
| 09:18 | Vorbereitung auf inhaltliche Aspekte und Erfahrungen |
| 11:29 | Gespräche mit Stakeholdern führen |
| 13:21 | Wichtige Punkte bei der Übernahme eines Projekts |
| 15:37 | Projektstart meistern: Deine To-Do-Liste für Tag 1 |
| 19:17 | Zusammenfassung der wichtigsten Punkte |
| 22:35 | Ausblick auf den Abschluss von Projekten |
| 23:03 | Schlusswort und Verabschiedung |
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