Was ist Projektportfoliomanagement?
Projektportfoliomanagement (PPM) ist eine Kunst, bei der es darum geht, die richtigen Projekte für ein Unternehmen auszuwählen und umzusetzen, während gleichzeitig alle Stakeholder im Unternehmen involviert und zufriedengestellt werden. Die Akzeptanz und das Verständnis für die Auswahl der Projekte, um das optimale Projektportfolio für das Unternehmen zu schaffen, ist besonders bedeutsam. Projektportfoliomanagement ist nicht eine Liste aller IT Projekte die der IT Leiter besitzt, die er quasi ausbrütet und auf die niemand Zugriff hat. Es geht auch nicht um ein Multi Projektmanagement, also das gleichzeitige Steuern von mehreren Projekten.
Während Projektmanagement sich darauf konzentriert, die ausgewählten Projekte richtig zu managen und effizient umzusetzen hat Projektportfoliomanagement die Aufgabe, vor Umsetzung die richtigen Projekte auszuwählen, die zum Erfolg des Unternehmens beitragen (Effektivität).
Warum ist Projektportfoliomanagement wichtig?
Projektportfoliomanagement ist essenziell für den Unternehmenserfolg. Es hilft, die vielen Anforderungen und Inputkanäle im Unternehmen zu koordinieren, Schatten-IT zu vermeiden und die richtigen Projekte zu priorisieren.
So finden Sie das richtige Projektportfolio
Es ist nicht leicht, die unterschiedlichen Projekttypen vergleichbar zu machen. Allerdings hilft schon ein einfaches Modell Unternehmen dabei, die Vergleichbarkeit von Projekten herzustellen.
Im Beispiel werden die Projekte in vier Himmelsrichtungen (Norden, Westen, Süden, Osten) kategorisiert und nach definierten Kriterien bewertet. Und dann gilt es, diese 4 Himmelsrichtungen so auszubalancieren, dass man eben ein optimales Set hat von Projekten. So entsteht ein ausgewogenes Portfolio, das verschiedene Unternehmensziele abdeckt.
Tipps zur Vermeidung von Bürokratie im PPM
- Für mittlere Unternehmen bewähren sich heuristische Verfahren, sog. „Daumenregeln“.
- Große Unternehmen kommen um spezialisierte Tools meist nicht herum.
Wer sollte im PPM-Prozess beteiligt sein?
Das Management sollte als Haupt-Stakeholder agieren, das Projektportfoliomanagement aktiv unterstützen und als Galionsfigur fungieren.
Auch Fachbereiche sollten aktiv in den Prozess eingebunden werden, um ihre Bedürfnisse und Projekte angemessen zu berücksichtigen.
Projektportfoliomanagement gibt es nicht von der Stange, sondern muss zum Unternehmen passen. Die Größe und der Reifegrad des Unternehmens spielen hierbei die größte Rolle.
Herausforderungen bei der Einführung von PPM
Erfolgreiches Projektportfoliomanagement erfordert Change Management und Akzeptanz bei allen Beteiligten. Gehen Sie das Thema Change Management von Anfang an sauber an – noch bevor Sie Tools, Prozesse und Formulare einführen, sonst wird es nicht gelingen. So ist unsere Erfahrung!
Wie Change Management gelingt, können Sie in der Podcast-Episode hier nachhören.
Etablieren Sie das Projektportfoliomanagement als integralen Prozess und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten das Verfahren verstehen und akzeptieren. Auch Überbürokratisierung und mangelnde Disziplin können Probleme darstellen.
Praxisbeispiel zum PPM aus der Folge
Ein dreistufiges Bewertungsmodell half einem Unternehmen, Projekte nach ihrem Gesamtscore zu priorisieren.
- Steckbrief durch Fachbereiche: Idee und Nutzen bewerten
- Ergänzung durch IT und andere: Kosten bewerten
- Strategische Bedeutung bewerten.
Ergebnis war ein Gesamtscore als Basis für eine Rangfolge. In einem Steuerungskreis kamen Fachbereiche und IT 14-tägig zusammen. Neue Projekte wurden vorgestellt und Bewertungen „verteidigt“.
Die Erfahrungen zeigen, dass diese echte Diskussion und die Einbindung der Fachbereiche in den Prozess Erfolgsfaktoren sind.
Weiterführende Ressourcen
Hier finden Sie unsere angesprochene Toolbox mit Vorlagen zum Projektportfoliomanagement.
Informationen dazu, wie wir Sie bei der Einführung eines strategischen Projektportfoliomanagements unterstützen finden Sie hier.
Möchten Sie uns Feedback geben oder haben Sie eine Frage zum Projektmanagement oder zu Projekten, die wir im Podcast beantworten sollen?
Dann schreiben Sie uns an podcast(at)corivus.de.
Vernetzen Sie sich auf LinkedIn mit Christian Dürk mit Roger Butz und mit Corivus.
Ihnen gefällt, was Sie hören?
Dann bewerten Sie unseren Podcast und teilen ihn mit Freund:innen und Kolleg:innen!
Mehr über Corivus, was wir tun und wobei wir Sie unterstützen können, lesen Sie auf corivus.de.
