Mut ist im Projektmanagement weit mehr als eine Soft Skill – er ist eine Voraussetzung für klare Entscheidungen, eine stabile Projektstruktur und nachhaltigen Projekterfolg. In dieser Podcastfolge spricht Christian Dürk mit Olaf Herbig darüber, warum Mut kein „Nice-to-have“, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor ist und das vom Start eines Projekts über den Umgang mit Scope und Veränderungen bis hin zum Projektabschluss.
Mut als Erfolgsfaktor im Projektmanagement
Schon bevor ein Projekt beginnt, braucht es Mut von beiden Seiten, sowohl vom Auftraggeber und als auch von der (externen) Projektleitung:
- Mut zur klaren Scope-Festlegung
- Mut zur Entscheidung, ob ein Projekt in dieser Form überhaupt machbar ist
- Mut zur frühen Festlegung von Zielen und Grenzen
Ohne einen definierten Scope kommt es später zu Unsicherheiten, Zielverschiebungen und fehlender Orientierung. Ziele und Grenzen sind auch bei einer frühen Festlegung nicht in Stein gemeißelt, bieten aber Sicherheit und eine Diskussionsgrundlage. Deshalb ist eine klare Festlegung für beide Seiten unverzichtbar.
Klarheit schaffen: Der Scope als Fundament
Ein Projekt ohne Scope führt laut Olaf Herbig zwangsläufig dazu, dass Teams nach einigen Monaten nicht mehr wissen, was ursprünglich vereinbart wurde. Im Falle von Schwierigkeiten – die in jedem Projekt auftreten – fehlt dann die Basis für Entscheidungen.
Scope verteidigen – eine Kernaufgabe der Projektleitung
Der Scope wird im Projekt immer wieder herausgefordert, diskutiert und bei Bedarf angepasst. Doch ohne einen vorab definierten Change Management Prozess sind Änderungen im Projektverlauf oft nicht mehr nachvollziehbar. Später infrage gestellte Abweichungen vom zu Beginn definierten Scope sind dann oft schwer zu verteidigen.
Die Projektleitung muss deshalb auch versteckte Änderungen frühzeitig als solche erkennen, die Einhaltung des offiziellen Change-Prozesses einfordern und Klarheit und Dokumentation sicherstellen.
Dies ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Projektmanagement, denn nur so können Transparenz und Nachvollziehbarkeit über Jahre hinweg gewährleistet werden.
Führungsqualität im Projektmanagement
Eine zentrale Führungsqualität im Projektmanagement ist es, Projekte ablehnen zu können, wenn Scope, Ressourcen oder Rahmenbedingungen nicht passen.
Besonders für externe Projektleiter ist dies herausfordernd, aber notwendig, um Projekte verantwortungsvoll zu führen.
Die Projektleitung übernimmt im Projekt entscheidende Führungsrollen und Verantwortlichkeiten. Dazu zählt unter anderem:
- Entscheidungen vorbereiten
- Optionen aufzeigen
- Grenzen benennen
- unbequeme Wahrheiten klar kommunizieren
Dies erfordert Mut – besonders in Steering Boards oder Managementrunden, in denen oft versucht wird, eigene Interessen im Projekt durchzusetzen. Der Projektleiter muss einen kühlen Kopf bewahren und die Projektziele im Fokus behalten.
Verantwortung übertragen und Teams stärken
Zu Beginn großer Projekte gibt es häufig Vorbehalte im Team: Unsicherheiten, fehlende Erfahrung oder Respekt vor der Projektgröße. Das gezielte Übertragen von Verantwortung an die Teammitglieder hilft dabei, Mitarbeitende zu überzeugten Projektbeteiligten zu machen. Wird Verantwortung klar übertragen, wachsen die Teammitglieder spürbar mit ihren Aufgaben.
Professioneller Umgang mit Konflikten und Emotionen
Mutig sein bedeutet nicht, emotionslos zu sein und Projektziele ohne Weitblick voranzutreiben. Vielmehr bedeutet Mut im Projektmanagement professionelle Distanz zu wahren, um klar denken zu können. Konflikte sind unvermeidlich, besonders in großen Projekten. Gerade deswegen ist besonders wichtig, dass der Projektleiter sich distanzieren und rationale Entscheidungen kann.
Professionelle Distanz bedeutet dabei:
- Konflikte nicht persönlich nehmen
- sachlich bleiben
- rechtzeitig Unterstützung suchen (z. B. durch Coaching oder Moderation, aber auch durch Stakeholder und andere Projektverantwortliche)
Mut zum Projektabschluss
Auch wenn alle Meilensteine erreicht sind, fehlt häufig noch eines:
Mut, die Lösung tatsächlich live zu bringen, auch wenn sie „nur“ 95 % fertig erscheint. Oft gibt es noch ungeklärte Abhängigkeiten, die Ablösung alter Systeme fällt schwer und organisatorische Veränderungen legen Steine in den Weg. Besonders in langen Projekten entsteht zusätzlich ein starkes Teamgefühl. Es brauch Mut und klare Kommunikation, um für das Projektteam Perspektiven für die Zeit nach dem Projekt zu schaffen. All das macht den Go-Live zu einem mutigen – aber notwendigen – Schritt.
Mut zur Dokumentation und zu Lessons Learned
Eine saubere Dokumentation und bewusste Lessons-Learned-Workshops, bei denen alle Projektmitarbeitenden involviert werden, fallen im Projektalltag oft unter den Tisch. Das Projekt wird zwar erfolgreich abgeschlossen, doch die Dokumentation wird oft vernachlässigt. Teammitglieder werden bereits in die Linientätigkeiten zurückgeführt, Stakeholder beschäftigen sich bereits mit den nächsten Projekten und das Budget neigt sich dem Ende zu. Dennoch muss die Dokumentation des Projekts ordentlich abgeschlossen und Lessons Learned für zukünftige Projekte aufgearbeitet werden.
Beides gewinnt durch den Einsatz von KI zunehmend an Bedeutung, denn nur strukturierte Daten können zukünftig sinnvoll wiederverwendet werden.
Coaching für Projektmanager: Unterstützung bei mutigen Entscheidungen
Viele der beschriebenen Herausforderungen – Scope-Diskussionen, Konflikte, schwierige Steering Boards, Führungsentscheidungen – lassen sich deutlich leichter meistern, wenn man einen erfahrenen Sparringspartner an der Seite hat.
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Ob kostenfreie Projektsprechstunde oder individuelle Begleitung – wir unterstützen dabei, Mut in konkrete Projektführung umzusetzen.
Fazit
Mut zeigt sich im Projektmanagement in vielen Situationen: beim gut geplanten Start, klar durchdachten Entscheidungen, zielgerichteter Führung, souveränem Umgang mit Veränderungen und einem gut dokumentierten Anschluss.
Die Folge zeigt eindrücklich, dass Mut nicht „laut“ oder „heroisch“ sein muss, sondern strukturiert, sachlich und verantwortlich.
Kapitel
| Zeitstempel | Thema |
|---|---|
| 00:00 | Mut im Projektmanagement: Einleitung und Bedeutung |
| 02:21 | Der Scope: Mut zur Definition und Verantwortung |
| 04:20 | Change Management: Flexibilität und Anpassungsfähigkeit |
| 06:20 | Entscheidungen treffen: Mut zur Klarheit und Verantwortung |
| 10:46 | Teamverantwortung: Gemeinsam zum Erfolg |
| 12:54 | Emotionale Distanz: Professionell bleiben in Konflikten |
| 17:12 | Der letzte Schritt: Mut zur Umsetzung und Reflexion |
| 20:19 | Abschluss und Ausblick: Mut zur Veränderung |
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