#65 KI und Prompt Engineering im Projektalltag

In der aktuellen Folge von Projektmanagement im Glas sprechen Christian Dürk und Sven Wenzel über ein Thema, das in Projekten zunehmend an Bedeutung gewinnt: den praktischen Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) – insbesondere von Sprachmodellen wie ChatGPT, Copilot oder Gemini – sowie über die Bedeutung und Techniken des Prompt Engineerings. Gemeinsam analysieren sie, warum KI in vielen Unternehmen noch immer wenig genutzt wird, wie man mit Unsicherheiten im Umgang mit KI umgeht und wie man KI gezielt und effizient in den Projektalltag integriert.

Warum viele KI (noch) nicht nutzen

Sven beschreibt zu Beginn der Episode, dass viele Menschen zwar Interesse an KI zeigen, aber nicht wissen, wie sie konkret damit arbeiten sollen. Oft fehlt das Wissen, wie man der KI Anweisungen richtig formuliert – oder sogar, was man überhaupt fragen kann. Eine aktuelle Studie des Statistischen Bundesamts zeigt, dass fehlendes Know-how nach wie vor der häufigste Grund ist, warum Unternehmen keine KI einsetzen. Auch Unsicherheit über die Qualität und Vertrauenswürdigkeit der Ergebnisse ist weit verbreitet – oft zu Unrecht, wie das Gespräch zeigt.

Der Schlüssel zur KI-Nutzung: Prompt Engineering

Ein zentraler Bestandteil des Podcast ist die Einführung in das sogenannte Prompt Engineering – also die Fähigkeit, der KI präzise, vollständige und kontextreiche Anweisungen zu geben. Sven erklärt, dass Large Language Models wie ChatGPT, Copilot oder Gemini umso bessere Ergebnisse liefern, je klarer die Aufgabe formuliert ist. Dabei sei es hilfreich, der KI eine Rolle zuzuweisen („Du bist ein Marketing-Experte“) und möglichst viel Kontext, Zielsetzung und gewünschte Tonalität mitzugeben. Ein präziser Prompt sei wie eine gute Projektbeschreibung: Je klarer die Anforderungen, desto besser das Ergebnis.

Im weiteren Verlauf erläutern Christian und Sven, wie man Prompts iterativ weiterentwickeln kann. Durch Nachfragen an die KI – etwa, warum eine bestimmte Antwort so formuliert wurde – lässt sich der ursprüngliche Prompt gezielt verbessern. Dieser Prozess kann mehrere Schleifen umfassen, führt aber schließlich zu stabilen, wiederverwendbaren Vorlagen, die man für ähnliche Aufgaben erneut einsetzen kann. Gerade für Projektmanagement-Tätigkeiten wie Statusberichte, Kommunikationspläne oder Risikoanalysen bietet sich dieses Vorgehen an.

Einsatzfelder im Projektalltag

Sven teilt seine Erfahrungen aus der Praxis und beschreibt verschiedene Anwendungsfelder für KI in Projekten. Besonders im Bereich von Excel oder Tools wie Jira kann der Microsoft Copilot hilfreich sein, etwa bei komplexen Formeln, Automatisierungen oder Datenanalysen. Für textbasierte Aufgaben oder kreative Arbeiten sieht er ChatGPT als bevorzugtes Modell – zum Beispiel für die Erstellung von Texten, Präsentationen oder sogar bei der privaten Küchenplanung. Er berichtet anschaulich, wie er mit Hilfe von KI geeignete Möbelfronten identifiziert hat – durch ein hochgeladenes Foto und darauf basierende Produktempfehlungen.

Grenzen und Potenziale der verschiedenen Modelle

Ein weiterer Punkt sind die Unterschiede zwischen den verfügbaren KI-Modellen. Während ChatGPT in seiner kostenlosen Version gewisse Einschränkungen hat – etwa bei Datei-Uploads oder komplexeren Datenanalysen – bietet Microsofts Copilot erweiterte Funktionen speziell im Office-Umfeld. Gemini von Google und Canva wiederum wird für kreative Aufgaben und Bilderzeugung positiv hervorgehoben. 

Ein besonders relevantes Thema für Projektverantwortliche ist der Umgang mit sensiblen Daten. Sven erklärt, wie bei Corivus interne Dokumente – wie das Sicherheitskonzept nach ISO 27001 – nicht über öffentliche KI-Plattformen verarbeitet, sondern mit einem lokal installierten Open-Source-Modell analysiert wurden. Dadurch konnte sichergestellt werden, dass keine Daten an Dritte übermittelt werden. Die Folge: ein datenschutzkonformer, aber dennoch effizienter Einsatz von KI – ein Vorgehen, das insbesondere für sicherheitskritische Projekte interessant ist.

Fazit: Mut zur KI-Nutzung – und zur Präzision

Zum Abschluss der Folge fassen Christian und Sven zusammen: Der Schlüssel zur erfolgreichen KI-Nutzung liegt in der richtigen Formulierung der Aufgabenstellung. Wer KI effektiv einsetzen will, sollte nicht nur mit verschiedenen Modellen experimentieren, sondern auch lernen, strukturiert zu denken und zu formulieren. Prompt Engineering ist dabei keine Wissenschaft, sondern eine erlernbare Fähigkeit – und eine Investition, die sich im Projektkontext schnell auszahlt.

Sie möchten noch tiefer in das Thema Prompt Engineering im Projekt einsteigen?

Am 2. Juli 2025 bieten wir ein kompaktes Webinar zum Thema „Prompt Engineering für Einsteiger –KI sinnvoll im Projekt nutzent“ an – mit Experte Sven Wenzel. Dort zeigen wir live, wie Prompts aufgebaut, KI-Modelle sinnvoll ausgewählt und konkrete Projektaufgaben mit KI unterstützt werden können.

Jetzt anmelden!Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

Ein spannender wissenschaftlicher Beitrag aus dem Jahr 2018 – mit Co-Autor Christian Dürk , der die Einsatzpotenziale Künstlicher Intelligenz im Projektmanagement beleuchtet, können Sie hier nachlesen. Erstaunlich, was seither alles passiert ist!