Verstehen Sie die unterschiedlichen Aufgaben und Herangehensweisen eines klassischen PMO im Vergleich zu einem agilen PMO, wie ein agiles PMO die agile Transformation vorantreibt und welche Schlüsselaspekte Sie dabei im Blick behalten sollten. Dabei wird die Theorie mit den Erfahrungen aus der Praxis gespiegelt. Der Gast, Björn Schifferdecker, teilt sein Wissen zu verschiedenen Frameworks und seine Erfahrungen als Scrum Master und Product Owner in agilen Projekten.
Hier können Sie sich das im Podcast angesprochene vertiefende Webinar zum Thema agiles PMO nach Anmeldung im Re-Live anschauen.
Was ist ein agiles PMO
Während das klassische Project Management Office (PMO) laut PMI vor allem als zentrale Managementstruktur zur Standardisierung projektbezogener Steuerungsprozesse und zur erleichterten gemeinsamen Nutzung von Ressourcen, Methoden und Tools dient, verändert sich seine Funktion im agilen Umfeld grundlegend.
In der agilen Welt differenziert sich das PMO. Ein agiles PMO (oft auch Value Management Office – VMO genannt) legt den Fokus auf Maximierung von Werten, strategische Ausrichtung und kontinuierliche Verbesserung.
Es geht nicht mehr nur um das Verwalten von Prozessen, sondern um die aktive Unterstützung von Teams – durch Coaching, Servant Leadership und Förderung agiler Denkweisen.
Der Weg zum agilen PMO
In der Transformationsphase könnte das klassische PMO den Weg der Transformation mitgehen. Es wäre dann in der frühen Phase eine light agile Version. Das Augenmerk liegt auf Training und Coaching von Projektleitern und der Teams, um die agilen Herangehensweisen zu erlernen. Agile Prinzipien und Methoden werden durhch das PMO vermittelt und der kulturelle Wandel im unternehmen begleitet. Wenn es dann ein „erwachsenes", agiles PMO geworden ist, verfolt es schließlkoich das Ziel, den Value zu maximieren - nicht nur die aufgaben zu verwalten.
Alternativ könnte, wenn man zum Beispiel SAFe einführt, ein Value Management Office parallel laufen und das klassische PMO wäre in der perfekten Welt irgendwann einfach obsolet.
Weitere Informationen zur professionellen Unterstützung beim Aufbau moderner PMO-Strukturen finden Sie auf unserer Seite zur PMO-Beratung.
Unterschiede in der Umsetzung von klassischem und agilem PMO
Die Unterschiede zwischen einem klassischen PMO und einem agilen PMO zeigen sich deutlich in Führungsstil, Methodik und Reporting-Struktur.
Führungsstil
Im klassischen PMO reicht der Führungsstil von supportive bis directive. Entscheidungen werden zentral getroffen, Prozesse klar vorgegeben. Im agilen PMO liegt der Schwerpunkt auf „supportive“, angelehnt an den Servant Leadership Stil, der auch bei Scrum Mastern gefordert ist. Es begleitet Teams durch Trainings und Coaching, fördert Selbstorganisation und agiles Denken.
Methodik
Im klassischen PMO dominiert als Vorgehensmodell bzw. Methode das Wasserfallmodell. Im agilen PMO wird ausschließlich mit agilen Methoden gearbeitet und das konzernweit – in Großprojekten dann meist in Verbindung mit Skalierungsframeworks wie SAFe oder LeSS (Large Scale Scrum) oder Disciplined Agile (DA). Aus der Vielfalt an Frameworks gilt es als reifes agiles PMO, für Unternehmen – weniger akademisch, eher pragmatisch – zum Unternehmen passende Elemente aus verschiedenen Ansätzen zu picken und sinnvoll zu verknüpfen. Vieles davon findet man schon in Scrum. Am wichtigsten bleibt das XMV Framework – der Xunde MenschenVerstand. Denn Frameworks lösen keine Probleme von selbst.
Corivus unterstützt Organisationen dabei, die richtigen Projektmanagement-Methoden für ihr Unternehmen zu identifizieren, anzupassen und erfolgreich zu etablieren.
Reporting und Steuerung
Das klassische PMO arbeitet mit Gantt-Charts, Budget- und Kostenreporting sowie Risikoregistern. Das agile PMO orientiert sich hingegen stärker am Outcome - also am tatsächlich geschaffenen Wert. Kennzahlen wie Velocity, Burn-Down-Charts und Backlog-Matrizen stehen im Mittelpunkt. Der Fokus liegt auf Value Delivery und der Erreichung strategischer Business Objectives.
In der Realität werden aber weiter klassischen Kennzahlen wie Budget und Meilensteine von Stakeholdern gefordert. Und dann bleiben beide Arten von Berichterstattung bestehen.
Für die Umsetzung im Projektalltag bietet Corivus operative PMO-Unterstützung durch erfahrene Projektexperten.
Worauf muss das agiles PMO den Fokus legen, um ein Unternehmen in der agilen Transformation erfolgreich zu unterstützen?
Ein agiles PMO kann die agile Transformation eines Unternehmens entscheidend vorantreiben – vorausgesetzt, es richtet seinen Fokus auf die richtigen Schwerpunkte.
Mind Shift und Kulturwandel etablieren
Das agiles PMO begleitet die Organisation bei der Umstellung auf agile Prinzipien, fördert die Bildung selbstorganisierter Teams und das adaptieren von agilen Prinzipien und Praktiken.
Ein echter Kulturwandel braucht Zeit – meist länger als ursprünglich erhofft – und erfordert konsequente Kommunikation, Training und Vorbildfunktion auf allen Ebenen.
Value Orientierung verinnerlichen
Das agile PMO zielt auf das Umlenken der Denkweise hin zu einem Fokus auf langfristige Wertschöpfung, Kundenzufriedenheit und strategische Ausrichtung. Entwicklung von einer Aufgabenabarbeitung hin zu einer wertschaffenden Arbeitsweise. Stichwort „Mehrwert orientiertes Stakeholder Management“.
Lean Management unterstützen
Das agile PMO trägt dazu bei unnötige Bürokratie abzubauen, zu entschlacken und Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Im Sinne von „Eliminate waste“ als oberste Leitlinie schafft es Freiräume für kreative und wertstiftende Arbeit.
Kommunikation und Feedback verbessern
Kurze Feedbackzyklen sind der Schlüssel zu kontinuierlicher Verbesserung. Das agiles PMO unterstützt Teams dabei, iterative Prozesse zu leben – mit dem Motto „Fail fast, learn faster“.
So werden Erkenntnisse schnell umgesetzt und der Lernprozess beschleunigt.
Priorisierung des Backlogs
Ein agiles PMO hilft, unternehmensweite Backlogs aufzubauen und zu pflegen. Durch die Priorisierung auf verschiedenen Ebenen – Enterprise, Portfolio, Programm und Team – schafft es klare strategische Orientierung. Die gezielte Auswahl und Reihenfolge von Epics, Capabilities, Features und Stories sorgt dafür, dass Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie den größten Wert stiften.
Tipp: Hier finden Sie die angesprochene Episode #6 Product Backlog Fallstricke: So vermeiden Sie Fehler.
Lernen und Knowledge Sharing
Ein agiles PMO etabliert eine Kultur der kontinuierlicher Verbesserung - z.B. durch regelmäßige Retrospektiven, Communities of Practice, agile Champions und Peer Reviews. Es fördert den Austausch und unterstützt Teams, voneinander zu lernen und Best Practices weiterzugeben.
Fazit: Das agile PMO als unverzichtbarer Erfolgsfaktor
Ein gutes PMO - ob klassisch oder agil - ist für Mittelständler und Großunternehmen wertvoll und eigentlich unerlässlich. Klare Vorgaben, Unterstützung bei Projekten und eine Anlaufstelle für Projektleiter tragen zum Erfolg von Projekten bei – auch in der agilen Welt.
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